La fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture, obbligatorio dal 1° gennaio 2019 per tutti i soggetti in possesso di Partita IVA.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Per molti anni la fattura è stata compilata in vari modi: carta e penna, tramite editor testuali o fogli di calcolo (come Word o  Excel), usando software di fatturazione e gestionali più o meno avanzati. Una volta compilata dal fornitore, la fattura veniva spedita al cliente via posta o, in tempi più recenti, tramite e-mail. Il destinatario (il cliente) aveva l’obbligo di conservare in formato cartaceo il documento ricevuto per almeno 10 anni: pertanto le fatture scaricate tramite e-mail andavano stampate.

Oggi la fatturazione elettronica definisce un percorso unico standardizzato
grazie al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate

• La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica;
• Viene firmata digitalmente (tramite firma elettronica qualificata) dal soggetto che emette la fattura o dal suo intermediario in modo da garantire origine e contenuto;
• Chi emette la fattura deve poi inviarla al destinatario tramite il Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatture elettroniche emesse verso la pubblica amministrazione e verso i privati;
• Dopo i controlli tecnici automatici, il Sistema di Interscambio provvede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione o al soggetto privato a cui è indirizzato;
• Il Sistema di Interscambio funge quindi da snodo tra gli interessati e ha il compito di verificare che il formato del documento ricevuto sia corretto e che i dati inseriti siano completi.